Kakva je razlika između internog audita i audita certifikacijske kuće?

Samo pitanje koje se nalazi u naslovu možda izaziva čuđenje. Kako se može usporediti interni audit kojeg u pravilu provode educirani zaposlenici i vanjski audit kojeg provode profesionalni auditori neke akreditirane certfikacijske kuće? Odgovor je, a kako se to može razlikovati osim u nekim detaljima koji nemaju veze s tijekom audita.

 

Malo da to razjasnimo nekoliko činjenica: 

1.  Svaki audit bilo kojeg sustava upravljanja (QMS, EMS, ISMS, itd) je postupak u kojemu se mora utvrditi razlika između  zahtjeva koji su definirani samom normom prema kojoj se vrši auditiranje i načina kako je s jedne strane sustav postavljen, a s druge strane kako on u opće funkcionira. Postupak i pravila rada provođenja audita u okviru ingerencije ISO definiraju se normom ISO 19011. U njoj se nigdje izrjekom ne pravi razlika u stupnju kvalitete i opsega provođenja internog i vanjskog audita.  
   
2. Interni audit se provodi u cilju utvrđivanja stanja sustava upravljanja prvenstveno za potrebe vrhovne uprave, a vanjski audit u cilju certificiranja ili recertificiranja sustava. 
   
3. Nesukladnosti utvrđenje na internom auditu povlače interne kozekvence koje se ogledaju kroz provođenje korektivnih i preventivnih radnji, ali moguće i disciplinskih mjera ako je nužno. 
   
4. Nesukladnosti utvrđene u tijeku vanjskog audita podrazumjevaju istu situaciju provođenja mjera kao i kod internog (vidi točku 3), ali i odgađanje dodjele ili oduzimanje certifikata.  
   

Iz gornjeg se vidi da vanjski audit može imati ozbiljnije posljedice nego interni. Zato se u normalnim situacijama vrhovna uprava, koja razumije značaj sustava upravljanja zahtjeva da su interni auditi strožiji od vanjskih, da do u detalje provjeravaju sukladnost sustava upravljanja s normom (normama) i postojećom dokumentacijom u organizaciji. 

Da li je to moguće provesti u praksi. Pa sama činjenica da se tako deklarira normom govori to nije samo moguće, već se tako treba raditi. Anomalije u praksi, gdje se interni auditi ponegdje provode formalno mogu poslužiti samo kao ilustracija i tema za analizu zašto je to tako, a ne kao objašnjenje nemogućnosti. 

Glavni problem leži u svakom slučaju u vrhovnoj upravi. Njena niska svijest o značenju sustava upravljanja, neprepoznavanje pravih razloga uvođenja sustava upravljanja i potrebe njegovog poboljšanja dovodi do toga da se nedovoljno polaže na edukaciju kadra koje treba da provodi interne audite. Zato se dešava da interni auditori, jer ni sami nisu dovoljno educirani ne mogu pravilno i korisno provesti audit. Ako se ima prilike, provjerite u nekoj organizaciji koja ima interne auditore koliko pta godišnje idu na treninge, koliko puta godišnje idu na dodatne edukacije. Rezultat je u pravilu porazan, a u konačnici njima se povjera odgovornost da daju ocjenu o stanju sustava upravljanja.

Vanjski auditori su profesionalci, koji prema akreditacionim pravilima imaju dovoljno iskustva za obavljanje audita. Zbog toga njihovo znanje i iskustvo nebi trebalo biti problematično.

Na kraju jedno malo pitanje: kako je moguće da nakon provedenog internog audita vanjski auditor nađe mnogo puta veliki broj nesukladnosti. Pa zato što je interni audit nekvalitetno proveden.