Svakodnevna potreba uvođenja nekoliko sustava upravljanja, kao npr. kvalitetom, okolišem, zdravljem i sigurnošću ljudi, informacijske sigurnosti, itd., dovodi do nužnosti optimizacije upravljanja i maksimalne unifikacije, a što se ogleda kroz primjenu integracije sustava upravljanja. Uostalom, međunarodna organizacije ISO stalno potiče nužnost integracije, ali objektivno, trenutno nema pravog prihvaćenog standarda kojim bi se dala realna i praktički provediva unificirana integracija sustava upravljanja.
U svakoj organizaciji se pojavljuje više sustava upravljanja koji su oduvijek bili relativno samostalni, a kao takvi će i ostati, jer se odnose na pojedine sektore unutar organizacije. To su npr. računovodstvo, materijalno knjigovodstvo, maloprodaja itd. U svakom tom sektoru postoji menadžer, koji se obično naziva „voditelj“, ili jednostavno „šef“. Njima je glavna funkcija da se osigura obavljanje poslova koji su predviđeni da se rade kod njega. Takve menadžere manje više ne opterećuje što se dešava s ostalim dijelovima organizacije.
No, pojavom novih sustava unutar organizacije koji se protežu na cijelu organizaciju stvar je malo komplicirana. Takvi su sustavi npr. sustav za upravljanje kvalitetom (QMS), sustav za upravljanje okolišem (EMS), sustav za upravljanje zdravljem i sigurnošću (OHSAS), sustav za upravljane informacijskom sigurnošću (ISMS), sustav za upravljanje sigurnošću hrane i pića (HACCP, FSMS) itd. U svakom od ovih sustava upravljanja, da bi odgovorili na svoje ciljeve i zadovoljili svoje poslovne politike učestvuje ako ne 100% svi dijelovi organizacije, a onda gotovo svi. Do sada je to relativno jednostavno. Uspostavi se svaki od ovih sustava upravljanja u skladu sa zahtjevima normi (ISO 9001, 14001, 18001, 27001, 22000, itd) i stvar bi trebala hodati. Neka se ispuni i konačni cilj uspostave bilo koje od ovih sustava, izvrši certifikacija, te na taj način dobije javno priznanje da su sustavi u skladu sa svim zahtjevima normi. Za svaki od ovih sustava upravljanja postoji menadžer, u pravili jedan menadžer, jedan čovjek, naročito ako su organizacije veće.
Mogućnost integracije sustava upravljanja
Pogledajmo sada malo s jedne strane šta je intencija svake od normi vezano za položaj menadžera takvih sustava. Svaki od manadžera bi trebao imati status i položaj pomoćnika direktora za određeno područje. Odjednom stvar se komplicira. Uz postojeću prvu liniju menadžmenta koja prema organizacionoj shemi ima određeni broj članova, najednom se povećava taj krug ljudi. To znači da direktor na jednom mora komunicirati s povećanim brojem ljudi. To je u pravilu neprihvatljivo, ne zato što se to možda nekom direktoru ne sviđa, nego zbog realnih limita i mogućnosti koje su evidentne.
S druge strane, rekli smo da se takvi sustavi odvijaju praktički u cijeloj organizaciji. To sigurno dovodi da se dijelovi pojedinih sustava upravljanja preklapaju i da postaju zajednički. Najednom imamo situaciju da se treba više menadžera baviti istim pitanjima, ali svaki u svom dijelu. Nepotrebno umnožavanje ingerencija, teškoće u razdvajanju nadležnosti, itd.
Očito je da se nešto treba uraditi sa ta dva problema da se uvedu u prihvatljivu varijantu za praksu. Izlaz se našao u nekoliko godina staroj ideji integracije sustava upravljanja. To bi pojednostavljeno značilo uspostaviti takav sustav upravljanja koji bi bio zajednički za sve pojedinačne sustave i imao jednog menadžera. Kao ideja daje sliku pravog rješenja. Na prvi pogled, to je ono šta treba napraviti.
E sada dolazi do komplikacije. Realizacija tako integriranog sustava upravljanja unosi mnogo nepoznanica i dilema. Npr. banalno pitanje: da li za takav integrirani sustav upravljanja treba proglasiti jednog od postojećih menadžera kao glavnog ili treba potpuno novi profil menadžera. Drugo nezaobilazno pitanje, kako jedinstveno upravljati sa svim sustavima? Rješenja za to su pokušavali naći pojedinci na razne načine. Jedan od banaliziranih načina je kada se pojedini zasebno uvedeni sustavi upravljanja „integriraju“ tako da se njihova dokumentacija stavi u jednu uvezanu knjigu, pa se jednom bojom prikazuju dijelovi teksta koji pripadaju QMS-u, drugom bojom koji pripadaju EMS itd. Da ne spominjem ništa drugo, ali recimo daltonisti nisu kompetentni za menadžere u tom slučaju. Pametnijeg (čitaj pravog) načina integracije raznih sustava upravljanja za sada nema kao opće prihvaćene metodologije, a kamoli kao međunarodne norme. Postoji BS norma PAS 99 kojom se pokušava dati odgovor kako urediti okruženje i uvesti integrirani sustav upravljanja. Metodološki to daje odgovor na mnoga pitanja vezana za integraciju. Zbog toga će se u nastavku malo bolje prikazati ideja i mogućnosti integracije bazirane na normi PAS 99.
Prvo pogledajmo što rade sustavi upravljanja. Njihova funkcija je da osiguraju pravilno funkcioniranje niza aktivnosti koje se obavljaju u organizaciji u cilju zadovoljavanja svih zainteresiranih strana. Svaka od pojedinih normi vezanih za sustave upravljanja prema ISO traži da se za upravljanje koristi procesni pristup kao način upravljanja aktivnostima resursima i pravilama kojima se ostvaruje cilj posla. Od revizije norme ISO 9001:2008 čak se uvodi zahtjev detaljnog mapiranja poslovnih procesa i njihovog mjerenja i praćenja. Kako je odvijanje, praćenje, mjerenje događanja vezanih za poslovni proces također novi proces, sve već gore spomenute norme predlažu da se za to koristi metodološki pristup PDCA. Dolazimo konačno do situacije da se upravljanje aktivnostima u organizaciji vrši procesnim pristupom, a kontrola rada tih procesa PDCA pristupom. Ništa novo, ali taj isti princip se koristi i u normi PAS99. Kao ideja je relativno jednostavno. Treba naći procese kojima bi se upravljali pojedini sustavi upravljanja, a njih onda kontrolirati PDCA metodom. Glavni za to bi trebao biti menadžer integriranog sustava upravljanja, koji bi ujedno bio i vlasnik tih procesa.
Pogledajmo sada koji su sustavi upravljanja relevantni za integraciju. Ima ih dvije vrste: jedni su oni koje imaju sve organizacije, a drugi su specijalni, vezani za djelatnost organizacije. Koji su sustavi upravljanja glavni – odnosno nezaobilazni:
- sustav za upravljanje kvalitetom (QMS – ISO 9001)
- sustav za upravljanje informacijskom sigurnošću (ISMS – ISO 27001)
- sustav za upravljanje zdravljem i sigurnošću (OHSAS - 18001)
- sustav za upravljanje okolišem (EMS – ISO 14001)
sustavi upravljanja OHSAS i EMS dosta zavise u kojem bi se obimu implementirali od veličine i djelatnosti firme, dok se za QMS i ISMS nebi trebalo diskutirati da li treba ili ne – odgovor je uvijek 'da'.
Specijalni sustavi upravljanja zavisni od djelatnosti organizacije mogu biti:
- HACCP
- sustav za upravljanja ispravnošću hrane (ISO 22000)
Gore navedeni sustavi upravljanja nisu konačan skup, kako danas postojećih (poznatih) sustava upravljanja, tako i onih koji će se pojaviti iz raznih razloga. To znači da metodologija integracije mora biti u potpunosti nezavisna od vrste i broja sustava koji se integriraju.
Integracijom tih sustava upravljanja prema PAS99 potižu se slijedeći efekti:
* poboljšane poslovnog fokusa;
* više holistički pristup upravljanju poslovnim rizicima;
* manje sukoba između sustava;
* smanjenje dupliciranja i birokracije;
* efikasniji audit, kako interni tako i eksterni.
Analizama normi sustava koji se žele integrirati u jedan sustav, može se uočiti da postoji niz zahtjeva koji su zajednički za sve i niz zahtjeva koji su specifični. Na slici je prikazan osnovni odnos zahtjeva pojedinih standarda i standard PAS 99. Iz slike se može vidjeti kakav je princip primijenjen za integraciju sustava.
Da bi se moglo pristupiti kvalitetnoj integraciji sustava upravljanja trebat će i norme prilagoditi. Odnosno, ISO kao krovna organizacija bi trebala za sve norme po kojima se certificiraju sustavi upravljanja definirati jedinstvene, zajedničke zahtjeve i posebno specifične. Kako to do sada nije formalno napravljeno, krajnji korisnici, konzultanti i menadžeri moraju preko nekih usporednih tablica tražiti zajedničke zahtjeve i onda nešto s time uraditi u smislu integracije.
U svakom slučaju, težište je na zajedničkim zahtjevima, jer specifični i tako vrijede samo unutar pojedinog sustava upravljanja i ne mogu se integrirati.
Nakon što se utvrde zajednički zahtjevi treba izgraditi sustav upravljanja koji mora zadovoljiti te zahtjeve. Tu može u velikoj mjeri pomoći norma PAS 99 koja definira okruženje za integrirani sustav upravljanja.
ZAKLJUČAK
Iz nevedenog se može vidjeti da je integracija raznih sustava upravljanja imperativ optimizacije, povećanja efikasnosti upravljanja s organizacijom. Kao takva, integracija je nezaobilazna budućnost za sve organizacije koje imaju barem dva implementirana sustava. Jednostavno taj pravac razvoja sustava upravljanja je neizbježan. Pri tome, osnovni princip je u identifikaciji zajedničkih zahtjeva, njihovog izdvajanja iz skupa specifičnih, te stvaranje sustava upravljanja nad tim zajedničkim zahtjevima. Relativno jednostavno kao princip, ali zbog još uvjek neoptimalnih struktura ISO normi, taj posao nije baš tako jednostavan, a što je još gore, nije jedinstveno definiran. Stvaranje norme PAS99 je dobar pokušaj unifikacije stvaranja okruženja i metodologije integracije sustava upravljanja. Treba očekivati da će jednog dana i ISO prihvatiti ovu nacionalnu normu, ili stvoriti novu međunarodnu normu za lakši i kvalitetniji rad menadžera i auditora.
